Dicas infalíveis para a gestão eficiente do seu estúdio de Pilates

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Como para qualquer tipo de empresa, independentemente do tamanho e segmento, a gestão de um estúdio de Pilates é fator determinante para o sucesso ou o fracasso do negócio. Para tanto, é preciso ter conhecimentos básicos de administração e estratégia de mercado.

Em geral, os profissionais da área possuem excelentes conhecimentos técnicos, entretanto apresentam certas dificuldades para administrar as finanças, criar estratégias de marketing, entre outros pontos importantes para garantir uma boa competitividade e sobrevivência no mercado.

Para ajudar nesse sentido, selecionamos algumas dicas infalíveis sobre os principais aspectos que devem ser observados para uma eficiente gestão do empreendimento. Acompanhe!

Queira ser um bom gestor

No Brasil, a gestão de estúdios de Pilates, em grande parte, fica a cargo de profissionais formados em Fisioterapia ou em Educação Física. É interessante observar que o Brasil é o único país do mundo, no qual somente esses dois tipos de profissionais podem exercer a função de instrutor da modalidade Pilates.

Para gerenciar esse tipo de negócio de forma eficiente não é necessário ser um expert no assunto, entretanto é fundamental saber o mínimo para planejar e manter o crescimento do estúdio.

Um dos pontos cruciais para o sucesso da empresa é a organização do tempo, já que em muitos casos, os especialistas em Pilates acabam se esquecendo de questões que envolvem a gestão. Isso significa que o profissional precisa de fato querer ser um bom gestor, pois é necessário dedicar algumas horas para isso.

Gerencie melhor o seu tempo

Quando as atividades começam a se sobrepor, é preciso colocá-las por escrito imediatamente para conseguir cumprir todas as tarefas de forma organizada.

Uma maneira eficaz para gerenciar o tempo é utilizar ferramentas como a Agenda Google. Além disso, há aplicativos gratuitos para celular, como:

  • Evernote;
  • OmniFocus;
  • Rescue Time;
  • Wunderlist.

Além de utilizar ferramentas para melhorar o gerenciamento do tempo, é fundamental organizar o processo produtivo.

Entenda o cenário atual da empresa

Para estabelecer qual caminho seguir, é preciso fazer um planejamento estratégico. Além de contribuir para a organização do negócio, ele permite entender o cenário em que a empresa está inserida por meio de um diagnóstico de oportunidades do mercado e auxilia na antecipação de ameaças que podem surgir.

Nesse sentido, avaliar o mercado, estabelecer metas e definir o que o estúdio precisa fazer para alcançá-las são atitudes indispensáveis no planejamento estratégico de uma empresa. Mas essas medidas só apresentam um resultado eficaz quando os gestores conhecem profundamente os pontos fortes e fracos do próprio negócio e a sua relação com o mercado.

Para a criação de um bom planejamento estratégico é recomendável o uso de algumas metodologias, como a análise SWOT, com a qual é possível analisar as forças e fraquezas do estúdio, bem como as oportunidades e ameaças do mercado.

Análise SWOT ou FOFA

A análise SWOT — sigla de strengths, weaknesses, opportunities e threats — cuja tradução remete a forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, é conhecida em português como “análise FOFA”. Embora ela seja mais utilizada em grandes organizações, é muito útil também para empresas de menor porte.

A função da ferramenta é avaliar os ambientes internos e externos do empreendimento, estabelecendo táticas para otimizar o seu desempenho no mercado. Dessa forma, também são analisadas as oportunidades e as ameaças.

Análise do ambiente interno

Para analisar o ambiente interno, a SWOT considera as atividades desenvolvidas dentro da própria organização, incluindo todos os processos a ela relacionados, a fim de avaliar as forças e fraquezas institucionais.

As “forças” representam aptidões da empresa que conferem vantagens em relação a outras empresas do mesmo segmento. Para defini-las é preciso identificar os seguintes aspectos:

  • atividades que são realizadas com eficiência;
  • melhores recursos;
  • maior vantagem competitiva;
  • nível de engajamento dos funcionários.

Quanto melhor a empresa ficar posicionada em relação à concorrência, mais importante serão as características correlatas aos aspectos mencionados.

As “fraquezas” se referem aos pontos internos que interferem ou mesmo prejudicam o desenvolvimento do negócio. Elas podem ser identificadas com a análise dos seguintes aspectos:

  • falta de mão de obra capacitada;
  • lacunas no treinamento;
  • motivos que levam os clientes preferirem a empresa concorrente;
  • baixo engajamento do gestor.

A análise das fraquezas de forma isolada permite perceber com maior facilidade os fatores responsáveis por ela e encontrar medidas para minimizar ou corrigir as falhas.

Análise do ambiente externo

No ambiente externo são avaliadas as questões que ocorrem fora da empresa e que fogem ao seu controle. A esses espaços estão relacionadas as oportunidades e as futuras ameaças.

As oportunidades são as características que influenciam uma empresa de forma positiva e que dependem de fatores externos e, por esse motivo, não são passíveis de serem controladas.

Nesse sentido, elas podem ocorrer devido às mudanças político-econômicas e outros aspectos externos. Para identificá-las, é preciso fazer pesquisas que forneçam uma previsão de acontecimentos que influenciem positivamente nos negócios.

Já as ameaças dizem respeito a eventos com um impacto negativo sobre o empreendimento e, que também, dependem de fatores externos, como a entrada de novos concorrentes. Elas precisam ser tratadas com muito cuidado, já que podem prejudicar tanto o planejamento estratégico quanto os resultados de uma forma mais direta.

Quando o gestor do estúdio consegue analisar o ambiente interno e externo do seu empreendimento, é possível escolher as melhores estratégias para ajustes e aproveitamento de todas as oportunidades que possam surgir, evitando possíveis empecilhos para o crescimento do negócio.

Faça um planejamento financeiro

Para ter um maior controle e organização das finanças, é fundamental fazer um planejamento orçamentário anual. Isso contribui para projetar as receitas e as despesas e definir os objetivos financeiros a serem alcançados.

Com este planejamento fica mais fácil controlar os gastos e não ultrapassar o orçamento, a fim de garantir capital para futuros investimentos, bem como o lucro almejado.

Mas é importante que ele seja analisado mensalmente para verificar se as metas estão sendo alcançadas ou se é necessário adotar novas maneiras para atingi-las.

Além disso, é fundamental considerar outros aspectos financeiros, como fluxo de caixa, separação das contas pessoais, fundo de emergência e capital de giro. Veja, a seguir, os cuidados necessários para manter a saúde financeira do negócio.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa diz respeito ao controle de entradas e saídas de valores. Ele é essencial para a saúde das finanças do empreendimento, pois auxilia na tomada de decisões e na melhora do desempenho financeiro, já que possibilita a organização e controle dos ganhos e gastos.

Para tornar esse processo eficiente, é importante registrar todas as despesas e receitas do negócio, por menores que sejam. Assim, é possível tomar decisões mais assertivas e inteligentes sem colocar as finanças em risco.

Separação das finanças pessoais das do estúdio

Misturar as finanças pessoais com as profissionais é um erro cometido por vários empreendedores, principalmente pelos que estão iniciando um negócio. Para evitar isso, é imprescindível separar as finanças pessoais das empresariais.

Isso pode ser feito fixando um valor para retirada mensal dos ganhos, que deve ser considerado como um salário — o restante precisa ser deixado para reinvestimentos no negócio, visando o seu crescimento.

Fundo de emergência

É importante ter uma reserva financeira para cobrir despesas com eventuais problemas financeiros. A criação de um fundo de emergência ajuda enfrentar situações não previstas, sem deixar que os negócios sejam prejudicados.

Uma maneira de fazer isso é destinar uma porcentagem ou um valor mensal fixo para aplicar nesta reserva, seja em uma conta poupança ou corrente destinada para os imprevistos.

Capital de giro

Esse é um aspecto de extrema importância, já que é um fator determinante para a sobrevivência da empresa. Nesse sentido, é preciso observar que além do capital inicial para a abertura do negócio, é importante separar uma quantia necessária para mantê-lo funcionando enquanto o retorno financeiro não ocorre.

Ter um capital de giro suficiente para esse período — que pode demorar 1 ano ou mais — é essencial para evitar empréstimos com juros altos para pagar as contas, enquanto as receitas não conseguirem superar as despesas.

Monetize de outras formas no seu espaço

Para aumentar as receitas do estúdio e conseguir investir em melhorias, como a compra de equipamentos, treinamentos e tecnologia, é preciso pensar em outras formas de monetizar o negócio, como oferecer produtos agregados às aulas.

Isso pode ser feito por meio de vendas de acessórios e itens relacionados ao Pilates, como camisetas, toalhas, squeezes, meias especiais, entre outros produtos personalizados, com o logotipo impresso.

Dessa forma, além de encontrar novas maneiras de monetizar, a empresa veiculará a sua marca para mais pessoas, podendo com isso, atrair mais alunos.

Valorize os profissionais e capacite-os

A capacitação dos funcionários reflete na melhoria do atendimento aos clientes e no aumento da eficiência no trabalho, impactando de forma positiva a imagem da empresa. Com uma equipe mais qualificada, o estúdio consegue alcançar melhores resultados, obtendo maior visibilidade e competitividade.

O investimento em capacitação também proporciona um bom clima organizacional, favorável à retenção de talentos, já que valoriza os colaboradores. Essa é uma vantagem em relação às empresas menos estruturadas.

Invista em comunicação e marketing

O marketing também é um aspecto fundamental na gestão de um estúdio de Pilates. Afinal, é por meio dessa ação que a empresa consegue conquistar, reter clientes e expor a marca no mercado.

Fazer campanhas em meios tradicionais, como revistas, jornais, rádios e outdoors é importante. Entretanto, é fundamental também trabalhar com o marketing digital.

Dessa forma, ter um site, marcar presença em redes sociais e manter um blog com informações importantes e de interesse do seu público, são estratégias que não podem ficar esquecidas por empresas que desejam melhorar a competitividade — não estar online representa uma grande desvantagem no atual cenário econômico.

Contrate um software de gestão

Uma das formais mais simples e eficazes de estabelecer melhorias nos processos administrativos e gerenciar um estúdio de Pilates é investir em um software de gestão.

A ferramenta pode auxiliar a todos em suas funções diárias para a gestão de estúdio de Pilates e organizar os processos internos. Isso proporciona à empresa uma maior credibilidade no mercado, perante os seus alunos e aos potenciais clientes.

Os principais benefícios que um software de gestão pode proporcionar a um estúdio de Pilates são:

  • melhoria da performance — com a redução de erros, eliminação de retrabalhos, ruídos de comunicação e falha humana;
  • profissionalização da empresa — um bom software possibilita ao administrador fazer os controles internos de forma profissional;
  • vantagem competitiva — a aplicação de tecnologia torna os processos administrativos mais claros e ágeis, permitindo o acesso a diferentes relatórios gerenciais e financeiros, promovendo uma visão geral do negócio;
  • segurança das informações — os processos podem ficar centralizados em uma única plataforma ou aplicativo, evitando que os documentos se percam;
  • acessibilidade — as informações podem ser acessadas em qualquer lugar a partir de um computador ou celular;
  • melhor visão geral do negócio — um software adequado às necessidades da empresa possibilita uma visão holística do negócio e o alinhamento das estratégias com maior precisão.

Obtenha dados e saiba analisá-los

O grande desafio dos gestores é elevar o nível do ambiente interno e externo do estúdio. Para tanto, é fundamental obter informações sobre tudo o que envolve a empresa, a fim de tomar boas decisões.

Com base nos dados coletados, é preciso conferir os resultados das ações, para saber o que deu certo e deve continuar, e o que não correspondeu às expectativas e precisa ser repensado.

Os relatórios são ferramentas imprescindíveis para efetuar essa análise. Por meio de dados e gráficos, é possível verificar de forma clara e objetiva os resultados da gestão.

Dessa forma, além de entender os pontos fortes e fracos do estúdio, a análise dos dados permite criar estratégias mais efetivas para buscar melhorias para o redirecionamento, visando o sucesso do negócio.

Observe os concorrentes e crie diferenciais

Para se destacar no mercado e ganhar a preferência é fundamental conseguir se diferenciar. Para tanto, é preciso fazer o benchmarking, ou ponto de referência — uma estratégia utilizada para buscar as melhores práticas do mercado, visando um maior poder competitivo.

Trata-se de um detalhado processo de pesquisa que permite aos gestores fazerem uma comparação de práticas empresariais, serviços ou metodologias utilizadas pelos concorrentes, absorvendo as características que os tornam especiais.

Isso não significa simplesmente “copiar” o que o outro faz para obter sucesso, mas sim, ter a capacidade para enxergar as melhores práticas e adequá-las às particularidades do estúdio para atrair mais clientes e fidelizá-los.

Desenvolva estratégias de fidelização dos seus clientes.

Um erro muito comum e que deve ser evitado no gerenciamento de estúdios de Pilates, é pensar que basta conseguir novos alunos para manter a empresa competitiva.

É importante lembrar que esses alunos podem buscar os concorrentes caso fiquem insatisfeitos por algum motivo. Uma forma de fidelizar os clientes é entender as necessidades deles e buscar alternativas para atendê-las por meio de diferenciais competitivos.

Algumas das principais formas para alcançar esse objetivo é oferta inovações, tais como:

  • aulas mais dinâmicas;
  • brindes para os alunos que indicam o estúdio;
  • descontos progressivos por tempo de relacionamento;
  • equipamentos modernos e de qualidade;
  • exercícios diferenciados;
  • treinamentos da equipe.

Se mantenha atualizado sobre o seu mercado

Um bom administrador deve sempre comparar preços, analisar o comportamento dos concorrentes e até mesmo, possíveis mudanças no perfil dos clientes. Estar atualizado no mercado, é um aspecto-chave para oferecer novidades no estúdio e encantar os clientes.

Dessa forma, além de observar o que a concorrência está oferecendo, é importante reciclar os conhecimentos profissionais por meio de eventos, como congressos, palestras e encontros na área de Pilates.

Além disso, é preciso analisar periodicamente a necessidade de ampliação do estúdio para adquirir equipamentos de qualidade, capaz de atender às necessidades dos clientes atuais e potenciais.

Invista em equipamentos de qualidade

O que mais chama a atenção de potenciais alunos quando visitam um estúdio de Pilates são os equipamentos que ele possui. Por mais sólida que seja a formação do instrutor, se ele não trabalhar com excelentes produtos, o desempenho na prática pode prejudicar os negócios.

Dessa forma, é possível trabalhar uma estratégia de diferenciação focando na instalação de novos aparelhos. Quanto mais equipamentos modernos o estúdio oferecer, mais ele conseguirá se diferenciar.

Pesquisa sobre as preferências do público-alvo

Para entender as preferências dos clientes, é interessante realizar uma pesquisa de opinião para fazer um levantamento das expectativas e necessidades individuais.

Essa é uma ação que garante aquisições acertadas de equipamentos, garantindo que eles serão utilizados pelos alunos com base nos dados levantados na pesquisa.

Entretanto, para avaliar a qualidade dos aspectos técnicos dos aparelhos é preciso que os profissionais observem alguns pontos importantes, como segurança, conforto e tipos de materiais utilizados em sua confecção.

Veja, a seguir, o que deve ser considerado na escolha dos melhores equipamentos de Pilates!

Segurança

Esse é o aspecto mais importante em um equipamento. Quando um potencial cliente opta por um estúdio, ele precisa ter a confiança de que sairá de lá sem lesões ou dores provocadas por acidentes em aparelhos.

Nesse sentido, alguns pontos são essenciais para evitar sérios problemas durante a execução dos exercícios, como a base estrutural do Ladder Barrel e do Step Chair, que são mais seguras quando fabricadas em aço em vez de madeira.

Há outros aspectos que também devem ser observados em relação à segurança nos diferentes equipamentos, como:

  • no equipamento Cadillac — prefira as barras emborrachadas que são mais aderentes;
  • em qualquer aparelho — observe a segurança das travas nas barras;
  • no equipamento Reformer — verifique se a barra footwork possui boa estabilidade e prefira carrinhos estofados, sem arestas finas de madeira;

Conforto

O conforto é outro aspecto fundamental na escolha de equipamentos de Pilates de qualidade. Os alunos que optam pelo Pilates em vez de uma academia, por exemplo, buscam o bem-estar durante a prática dos exercícios, e isso deve ser considerado para fidelizá-los.

Dessa forma, os equipamentos devem ser ergonômicos, resistentes e confortáveis. Prefira barras emborrachadas e estofados nas partes de maior contato do aparelho com o corpo.

Qualidade dos materiais

Materiais bons e robustos também são fundamentais para garantir a qualidade dos equipamentos de Pilates. Além de favorecer o aspecto visual, a matéria-prima também tem uma relação direta com a segurança dos alunos.

Molas

As melhores são elaboradas com acabamento e-coat, já que a qualidade e a durabilidade são maiores que as niqueladas — mais comuns. Além disso, a proteção anticorrosiva que elas apresentam é bem avaliada pela indústria automotiva, que o utiliza em acabamentos de alta proteção.

Madeira

Uma parte considerável da composição dos aparelhos de Pilates é confeccionada em madeira. Por esse motivo, é fundamental que ela seja de boa qualidade e tratada com produtos que prolonguem a sua vida útil e evitem os ataques de cupins ou seu afrouxamento.

Metal

As partes de metal dos equipamentos de Pilates também são muito importantes e devem ser fabricadas com bons materiais, para que ofereçam resistência e não enferrujem. Os equipamentos elaborados em aço inox são excelentes opções, já que outros tipos de aço podem enferrujar devido ao contato constante com o suor.

Tecido

Para evitar que os tecidos dos equipamentos se rasguem, com o uso frequente, é preferível optar pelo couríssimo náutico, que é um material resistente ao calor e à umidade.

Preenchimento

Esse é outro fator de grande importância para o conforto, pois os melhores equipamentos de Pilates utilizam EVA em vez da espuma comum. A diferença entre eles, é a durabilidade.

Pintura

Muito mais do que apenas estética, a pintura tem uma relação direta com a durabilidade dos equipamentos. O ideal é que os materiais sejam de alta qualidade, para resistirem à ação do tempo. Uma pintura aquecida nas partes de metal, torna as peças mais duráveis e com acabamentos lisos e sem bolhas.

Contar apenas com os conhecimentos técnicos profissionais não é suficiente para garantir o sucesso de um estúdio de Pilates. Nesse sentido, o empresário deve buscar aprendizados sobre gestão para saber lidar com aspectos fundamentais, como finanças, marketing, conquista e retenção de clientes, entre outros fatores estratégicos essenciais para se manter competitivo no mercado.

Agora que você já sabe quais são os principais aspectos a serem considerados para uma gestão eficiente, assine a nossa newsletter e receba gratuitamente os conteúdos sobre o universo do Pilates!

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